Insbesondere wurden die geänderten Rahmenbedingungen zur Herstellung der Funktionsfähigkeit des Kongresshotels eingearbeitet. Hierzu gehören eine Bedarfsvorfahrt zum Kongresshotel, die Wegeanbindung für Radfahrer und Fußgänger über den Karolinenplatz in den Herrngarten, die Zuordnung von Flächen für Außengastronomie zum Bistro des Hotels im Süden und zum Restaurant im Nordwesten, die Sicherstellung der Feuerwehrumfahrt von der Alexanderstraße aus in Richtung Hochschulstraße und die Anpassung der Lage der Wasserrinne des offen gelegten Darmbaches.
Die befestigten Flächen ziehen sich vom Karolinenplatz vor dem Hessischen Staatsarchiv über die nach Westen verlegte Treppe, die mit der Theaterwiese abschließt, auf den Vorplatz der TU Darmstadt, am Kongresshotel entlang und gehen im Norden mit einer geschwungenen Begrenzungslinie in das Wegenetz des Herrngartens und in die Hochschulstraße über. Die verbleibenden, heute teilweise noch asphaltierten Flächen im Anschluss an den nördlichen Vorplatz werden nach der Fertigstellung des Kongresshotel entsiegelt und dem Herrngarten zugeschlagen. Stadtrat Klaus Feuchtinger betont: "Der Herrngarten als beliebter innerstädtischer Park bekommt so nicht nur mehr Fläche, sondern wird auch zum eigenständigen Gestaltungselement zwischen Stadtteil und Universitätsgelände".
In der Theaterwiese wird der offen gelegte Darmbach in den Herrngarten geführt. Auf dem Karolinenplatz bilden Fontänen den Auftakt der als gefasste Rinne ausgebildeten Wasserachse. Stege ermöglichen das Überqueren, und vom westlichen Karolinenplatz führt eine Rampe unterhalb der Theaterwiese auf die obere Platzebene. "Stadt und Universität gewinnen auf diese Weise einen attraktiven Platz hinzu, der Traditionelles mit moderner Architektur verbindet," so Stadtrat Dieter Wenzel.
Das Kongresshotel soll Ende 2007 in Betrieb gehen. Die Bauarbeiten für den vorgelagerten Erweiterungsbau der TU Darmstadt am Karolinenplatz werden in den Außenbereichen zeitgleich abgeschlossen. Die Herstellung der Freiflächen im direkten Umfeld des Kongresshotels am Karolinenplatz im Übergang zum Herrngarten betrifft sowohl die Wissenschaftsstadt Darmstadt als auch die TU Darmstadt und die Kongresshotel Darmstadt GmbH & Co. KG.
„Die Technische Universität Darmstadt hat am Karolinenplatz ihre Chance ergriffen, im Rahmen der Kompetenzen aus dem Modellversuch „Autonome Universität“ der Landesregierung aktiv ihr Umfeld mit zu gestalten.“ So TUD-Kanzler Prof. Dr. jur. Hanns H. Seidler. Der Karolinenplatz wird zukünftig das Bindeglied zwischen dem TU-Campus „Stadtmitte“ und der Innenstadt sein. Das von der TUD geplante neue Eingangsgebäude mit dem neuen „Studierenden-Informations-Centrum“, eröffnet der Universität endlich die Möglichkeit, ihre jetzigen und zukünftigen Studentinnen und Studenten an zentraler Stelle zu empfangen und zu beraten. Mit der gleichzeitigen Umgestaltung des Karolinenplatzes sorgt die Stadt Darmstadt für eine qualitätvolle Außengestaltung, von der Universität und Bürger ebenso profitieren werden wie die zukünftig zahlreichen Kongressbesucher des „Darmstadtiums“.
Zu den von der Stadt Darmstadt zu finanzierenden Bereichen gehören insbesondere Kostenanteile für die Ostseite des Karolinenplatzes zwischen dem Eingang Kongresshotel und der Alexanderstraße. Außerdem finanziert die Wissenschaftsstadt die Gestaltung des westlichen Karolinenplatzes zwischen Theaterwiese und Zeughausstraße einschließlich neuer Treppenanlage und Rinne für den offen gelegten Darmbach mit temporären Wasserfontänen. Die Wiederherstellung der Grünfläche nördlich des Kongresshotels als Teil des Herrngartens ist ebenfalls diesen Kosten zuzurechnen.
Die Wissenschaftsstadt beziffert die von ihr zu tragenden Kosten auf 620.000 Euro, die im Haushaltsjahr 2007 bereit gestellt werden sollen. Nicht enthalten sind die Finanzmittel für die Fortsetzung des Darmbachverlaufes als Wiesenbach über die Theaterwiese in den Herrngarten, der einen eigenständigen Ausbauabschnitt bildet.