Bei Wahlen in Darmstadt sind zurzeit 99 allgemeine Wahlbezirke und 27 Briefwahlbezirke mit je einem Wahlvorstand zu besetzen. Jeder Wahlvorstand besteht aus bis zu 9 Personen, und zwar 

• dem Wahlvorsteher als Vorsitzenden des gesamten Wahlvorstandes, 
• dem stellvertretenden Wahlvorsteher, 
• dem Schriftführer und 
• bis zu sechs Beisitzern.

Berücksichtigt man, dass es bei jeder Wahl immer zu kurzfristigen Ausfällen - auch noch am Wahltag - kommt, für die auf eine "eiserne Reserve" zurückgegriffen werden muss, so werden in Darmstadt ca. 1200 Wahlhelfer benötigt.

(Ausnahme: Wahl der Interessenvertretung für ältere Menschen, die als reine Briefwahl stattfindet. Hier werden knapp 100 Wahlhelferinnen und Wahlhelfer benötigt.)

Die allgemeinen Wahlvorstände leiten und überwachen die Wahlhandlung in den Wahllokalen (= Urnenwahlbezirke), ermitteln im Anschluss daran die Wahlergebnisse im Wahlbezirk und erledigen alle damit zusammenhängenden Arbeiten. 

Die Tätigkeit der Briefwahlvorstände beschränkt sich auf die Zulassung der Wahlbriefe aller Wähler, die ihre Stimme(n) per Brief abgegeben haben und die Ermittlung des Briefwahlergebnisses. Im Gegensatz zu den allgemeinen Wahlvorständen findet also in den Briefwahlbezirken keine Wahlhandlung statt.

Wahlvorsteher (= Vorsitzender des Wahlvorstandes)

• Leiten der Tätigkeit des Wahlvorstandes
• Benennen des stellvertretenden Schriftführers
• Verpflichten der Mitglieder des Wahlvorstandes zur Verschwiegenheit und Unparteilichkeit
• Kontrolle der Anwesenheit aller Mitglieder des Wahlvorstandes
• Einteilen der Vor- und der Nachmittagsschicht
• Zuteilen der Aufgaben an die Beisitzer
• Eröffnung und Beendigung der Wahlhandlung
• Freigabe der Wahlurne zum Einwurf des Stimmzettels
• Mitwirken beim Auszählen der Stimmzettel
• Mündliche Bekanntgabe der Wahlergebnisse und telefonische Übermittlung an das Wahlamt
• Rückgabe der Wahlunterlagen am Wahlabend

Bei Abwesenheit des Wahlvorstehers werden seine Aufgaben vom stellvertretenden Wahlvorsteher über­nommen.

Schriftführer

• Führen des Wählerverzeichnisses
• Prüfen der Wahlberechtigung der Wähler
• Sammeln gegebenenfalls eingenommener Wahlscheine
• Ausfüllen der Niederschrift

Bei Abwesenheit des Schriftführers werden seine Aufgaben vom stellvertretenden Schriftführer über­nommen. Er übernimmt ansonsten die Aufgaben eines Beisitzers. 

Beisitzer

• Ausgabe der Stimmzettel
• Ordnen des Zutritts zum Wahlraum und zu den Wahlkabinen
• Überwachen der Wahlkabinen sowie der Einhaltung des Verbots der Wählerbeeinflussung außerhalb des Wahlgebäudes
• Mitwirken beim Auszählen der Stimmzettel

Entscheidungen in Zweifelsfällen treffen die Mitglieder des Wahlvorstandes immer gemeinsam. Bei Abstimmungen entscheidet die Stimmenmehrheit, bei Stimmengleichheit gibt die Stimme des Wahlvorstehers den Ausschlag. Damit der Wahlvorstand beschlussfähig ist, müssen während der Wahlhandlung immer mindestens drei Mitglieder, bei der Ergebnisermittlung mindestens fünf Mitglieder, darunter jeweils der Wahlvorsteher und der Schriftführer oder deren Stellvertreter anwesend sein.

Alle, die zur jeweiligen Wahl wahlberechtigt sind, also wählen dürfen, außerdem auch wahlberechtigte Bedienstete der Gemeinde, die nicht im Wahlgebiet wohnen. Ausnahmen: Die Aufgaben der Wahlorgane für die Ausländerbeiratswahl werden von den Wahlorganen für die Gemeindewahl wahrgenommen. Wahlhelfer der Wahl für die Interessenvertretung für ältere Menschen können sein: Alle, die am Wahltag das 18. Lebensjahr vollendet haben und in Darmstadt mit Hauptwohnung gemeldet sind.

Nicht in einen Wahlvorstand berufen werden dürfen

• Mitglieder des Wahlausschusses,
• Bewerberinnen und Bewerber sowie Ersatzbewerberinnen und Ersatzbewerber von Wahlvorschlägen, die also selbst zur Wahl antreten,
• Vertrauenspersonen und stellvertretende Vertrauenspersonen von Wahlvorschlägen.

Ihr Engagement wird mit einem so genannten "Erfrischungsgeld" belohnt, das im Laufe des Wahltages bar ausgezahlt wird. Die Höhe ist je nach Bezirk und Funktion wie folgt gestaffelt:

Allgemeine Wahlbezirke
Wahlvorsteher, Schriftführer
sowie deren Stellvertreter: 50 Euro
Beisitzer: 30 Euro

Briefwahlbezirke
Wahlvorsteher,  Schriftführer
sowie deren Stellvertreter: 40 Euro
Beisitzer: 25 Euro

Für allgemeine Wahlbezirke gilt: Der gesamte Wahlvorstand trifft sich am Wahlsonntag um 7:30 Uhr in dem im Berufungsschreiben angegebenen Wahllokal. Dort erfolgt die Einteilung in eine Vor- und eine Nachmittagsschicht. Wer für vormittags eingeteilt wird, bleibt bis 13:00 Uhr im Wahllokal, kann dann nach Hause gehen, muss aber zur Auszählung ab 18:00 Uhr bis zum Ende der Ergebnisermittlung wieder anwesend sein. Die Nachmittagsschicht kann nach der Einteilung nach Hause gehen, muss aber ab 13:00 Uhr ebenfalls bis zum Ende der Ergebnisermittlung wieder anwesend sein.

Schon vielfach wurde der Wunsch geäußert, die Schichten bereits bei der Berufung der Wahl­vorstände einzuteilen. Dies ist leider nicht möglich, da es noch am Wahltag zu unvorherseh­baren Ausfällen von Wahlhelfern kommt, der Wahlvorstand dann gegebe­nen­falls nicht ausreichend besetzt und somit nicht beschlussfähig ist.

Für Briefwahlbezirke gilt: Die Mitglieder der Briefwahlvorstände treten erst am Nachmittag zu der im Berufungsschreiben angegebenen Uhrzeit zusammen (je nach dem, ob am Wahltag eine oder mehrere Wahlen durchgeführt werden, zwischen 14:00 und 16:00 Uhr). Bis zum Ende der Wahlzeit werden alle vorbereitenden Arbeiten erledigt und ab 18:00 Uhr wird mit der Ergebnisermittlung begonnen.

Für alle Wahlvorstände gilt: Genaue Angaben über die Dauer des Wahlhelfereinsatzes können nicht gemacht werden. Grundsätzlich ist die Tätigkeit im Wahl-/Briefwahlvorstand beendet, wenn das Ergebnis festgestellt wurde und die Abschlussarbeiten erledigt sind.

Pausen werden eigenverantwortlich im Wahlvorstand geregelt.

Zunächst einmal kann das Wahlamt jede wahlberechtigte Person sowie wahlberechtigte Bedienstete der Gemeinde, die im Wahlgebiet wohnen, zum Wahldienst verpflich­ten. Aber: Freiwillige Meldungen sind uns natürlich lieber. Wir freuen uns deshalb, wenn Sie sich bei uns melden.

Nein! Der Mitarbeit in einem Wahlvorstand geht immer ein so genanntes „Berufungs­schreiben“ des Wahlamtes voraus, mit denen die Wahlhelfer schriftlich in das Ehre­namt „berufen“ werden. Der Versand erfolgt ab ca. 8 - 12 Wochen vor der Wahl und enthält eine Empfangsbestätigung, die ausgefüllt an das Wahlamt per Post oder Fax zurückgesandt werden muss. Es genügt aber auch ein Anruf oder eine E-Mail.

Wer aus wichtigem Grund verhindert ist, sollte das Wahlamt so früh wie möglich unterrichten, damit rechtzeitig eine Ersatzperson berufen werden kann.

Nein! Wenn Sie sich freiwillig gemeldet haben, bleiben Sie in unserer Wahlhelferdatei gespeichert, es sei denn, Sie haben sich nur für einen ganz bestimmten Wahltermin gemeldet. In diesem Fall ist eine erneute Meldung erforderlich.

Möchte man nicht mehr dauerhaft eingesetzt werden, kann man telefonisch oder schriftlich ohne Angabe von Gründen der Speicherung seiner Daten widersprechen. Die Daten werden dann aus der Wahlhelferdatei gelöscht. Das Wahlamt informiert schriftlich über die Löschung.

Die Wahlhelfer werden nach Möglichkeit in ihrem eigenen Wahlbezirk oder in einem Nachbarwahlbezirk eingeteilt, um weite Anfahrtswege zu vermei­den. Wünsche zum Einsatzort, zur Funktion im Wahlvorstand oder der Zusammenarbeit mit Bekannten/Verwandten werden aber gerne entgegen genommen.

Das Wahlamt ist bemüht, den Wünschen zu entsprechen, bittet aber um Verständnis, dass dies nicht immer möglich ist.

Neben der formalen Berufung in den Wahlvorstand enthält das Berufungsschreiben weitere wichtige Informationen, z. B. die Nummer, die Bezeichnung und die Anschrift des Wahlbezirks/Wahllokals, dem man zugeteilt wird, die Uhrzeit des Zusammentritts des Wahlvorstandes, ggf. Schulungstermine usw. Es muss daher bis zum Wahltag aufgehoben werden, denn nach erfolgter Zusage zur Mithilfe im Wahlvorstand wird vom Wahlamt kein weiteres Anschreiben mehr verschickt!

Grundsätzlich übernehmen „die Neuen“ zunächst die Funktion eines Beisitzers. Bei nachfolgenden Wahlen werden sie gegebenenfalls als Schriftführer oder als (stellvertretender) Wahlvorsteher eingesetzt.

Die Mitarbeiter des Wahlamtes sind selbstverständlich den ganzen Wahl­sonntag über erreichbar. Ein Telefonverzeichnis mit allen wichtigen Rufnummern liegt immer im Wahlkarton bereit.

Alles, was für die Arbeit im Wahlvorstand benötigt wird, stellt das Wahlamt zur Verfügung. Wir empfehlen, etwas zu Essen und zu Trinken mitzubringen.

Bitte haben Sie Verständnis, dass wir dem immer wieder geäußerten Wunsch zur Bereitstellung von Getränken/Verpflegung nicht nachkommen können. Am Wahltag wird Ihnen statt dessen ein so genanntes "Erfrischungsgeld" ausgezahlt.

Ja, und zwar durch die gesetzliche Unfallversicherung. Versichert sind alle Tätigkeiten, die mit der Wahrnehmung des Amtes verbunden sind, auch die dafür erforderlichen Wege.
(Quelle: © Unfallkasse Hessen - Datum 21.03.2019 · Kategorie(n) Leistungen UKH · Ehrenamt · Versicherungsschutz)

Im Falle eines Unfalls melden Sie diesen möglichst schnell dem Wahlamt. Wenn Sie durch einen Arzt behandelt werden, weisen Sie diesen darauf hin, dass sich der Unfall während einer ehrenamtlichen Tätigkeit ereignet hat.

Möchten Sie sich einmal aktiv an einer Wahl beteiligen und „live“ dabei sein? Dann würden wir uns freuen, wenn Sie sich bei uns melden. Dies funktioniert am einfachsten über unser Online-Formular oder Sie senden uns eine E-Mail an wahlhelfer@1sp4mdarmstadt.abde oder Sie rufen uns an unter 06151 13-3820 oder 13-3228.

Selbstverständlich stehen wir Ihnen für weitere Fragen gerne auch persönlich unter zur Verfügung.