Wissenschaftsstadt Darmstadt

Luisenplatz 5 A
64283 Darmstadt
Telefon: +49 (0)6151-13-1

E-Mail: info@darmstadt.de

ImpressumDatenschutz und Nutzungsbedingungen

1

Was bedeutet.. ?

Fachbegriffe im Archiv

Hier erklären wir verschiedene Begriffe aus dem Archivwesen, die dem ein oder anderen möglicherweise nicht bekannt sind, oder im Archiv eine andere Bedeutung haben, als in der alltäglichen Verwendung des Wortes. Dabei stellen wir auch einen Bezug her zu unserer Arbeit im Stadtarchiv Darmstadt.

Da immer wieder neue Beiträge hinzu kommen, lohnt es sich, häufiger hier vorbei zu sehen.

Signatur

Mit der Signatur wird ein Dokument eindeutig gekennzeichnet. Sie besteht aus dem Kürzel des Archivs, bei dem das Dokument verwahrt wird (Stadtarchiv Darmstadt), der Bestandssignatur (z.B. ST 25/1 Städtisches Schulamt) und einer einmal innerhalb dieses Bestandes vergebenen, laufenden Nummer. Signiertes Archivgut ist damit eindeutig bestimmbar und kann von Archivaren innerhalb des Bestandes aufgefunden werden.

Die Signatur ist daher auch bei Publikationen anzugeben, für deren Erstellung sie eingesehen wurden. Zum einen können Leser damit die Ergebnisse des Autors nachvollziehen, zum anderen kann durch den im Archiv bekannten Überlieferungsweg des Dokuments auch die Entstehunggeschichte und Authentizität des Dokuments nachgeprüft werden. Darüber hinaus honoriert diese Nennung die Arbeit der Archivare und Archivarinnen, die dieses Dokument zugänglich gemacht haben und weiterhin zugänglich halten.

Lesesaal

Der Lesesaal ist der Arbeitsraum für NutzerInnen im Archiv. Dort können Sie ungestört in Archivgut blättern, forschen und arbeiten. Für die Arbeit im Lesesaal gelten bestimmte Verhaltensregeln, die dazu beitragen, das Archivgut zu schützen und auch anderen NutzerInnen eine ruhige Arbeitsatmosphäre zu ermöglichen.

Im Lesesaal des Staatsarchivs können Sie mit dem Archivgut der im Haus der Geschichte ansässigen Archive arbeiten und sich zu Ihrem Forschungsvorhaben beraten lassen. Auch Bücher aus der Dienstbibliothek können dort eingesehen werden. Durch das Hessische Landesarchiv wurde dort und in den Veranstaltunsräumen kostenfreies Wlan eingerichtet.

Ausheben und Reponieren

Wurde Archivgut in den Lesesaal bestellt, muss es vom zuständigen Archivar oder der zuständigen Archivarin aus dem Magazin geholt, also ausgehoben, werden. Dabei wird im Magazin am Archivkarton, in dem die Materialien gelagert werden, gekennzeichnet, welche Akte wann für wen entnommen wurde. Wurde das Archivgut vorgelegt und wird nicht mehr benötigt, so muss es zurück ins Magazin. Dabei prüfen ArchivarInnen, ob die Unterlagen vollständig sind und keine im Lesesaal entstandenen Schäden vorliegen. Anschließend wird es im Magazin in den beim Ausheben markierten Karton zurückgelegt, also reponiert. Um NutzerInnen bei Fragen zu ihrer Forschung helfen zu können, auch wenn das genutzte Archivgut bereits wieder im Magazin liegt, hebt das Stadtarchiv die Informationen über den Aushebevorgang auf. So kann auch im Nachhinein von den MitarbeiterInnen des Archivs nachvollzogen werden, welche Unterlagen vorgelegt wurden.

Aussonderung und Anbietungspflicht

Unter Aussonderung versteht man die Herausnahme der abschließend bearbeiteten und zur Erfüllung der Aufgaben der aufbewahrenden Stelle nicht mehr benötigten Unterlagen aus den Ablagen mit dem Ziel der Anbietung an das Archiv. Vor der Anbietung unterliegen Akten jedoch einer Aufbewahrungsfrist. Das bedeutet, sie müssen für einen gewissen Zeitraum in der Behörde aufbewahrt werden, falls sich noch Nachfragen oder Rechtsansprüche zu ihr ergeben. In der Rundverfügung Nr. 44, 2013 hat die Stadt Darmstadt allgemeinverbindliche Aufbewahrungsfristen für städtisches Schriftgut festgelegt. Auch die Anbietung und Übergabe an das Stadtarchiv sind in dieser Rundverfügung näher ausgeführt.

Die Anbietung nach Ablauf dieser Fristen ist gemäß Archivsatzung der Stadt Darmstadt für städtische Behörden eine Pflicht. Das bedeutet, Sie müssen die Akten (und jegliche andere Informationsträger) nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen dem Archiv zur Bewertung vorschlagen. Dies erfolgt mit Hilfe einer Anbietungsliste, in der wichtige Angaben zu den Akten notiert werden.

Auch Unterlagen, die besonderen Vorschriften über Geheimhaltung oder über den Datenschutz unterworfen sind, oder die aufgrund besonderer Vorschriften hätten gelöscht oder vernichtet werden müssen, müssen dem Stadtarchiv zur Übernahme angeboten werden. Die Übergabe an das Stadtarchiv ist für die Behörde rechtlich mit einer Löschung gleich zu setzen.

Ist der von Ihnen gesuchte Begriff hier nicht erklärt?

Haben Sie einen Begriff gehört oder gelesen, den Sie nicht kennen und der hier nicht aufgeführt ist? Schreiben Sie uns.

Vieles findet sich auch in der Archivwissenschaftlichen Terminologie der Archivschule Marburg.