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Was bedeutet.. ?

Fachbegriffe im Archiv

Hier erklären wir verschiedene Begriffe aus dem Archivwesen, die dem ein oder anderen möglicherweise nicht bekannt sind, oder im Archiv eine andere Bedeutung haben, als in der alltäglichen Verwendung des Wortes. Dabei stellen wir auch einen Bezug her zu unserer Arbeit im Stadtarchiv Darmstadt.

Signatur

Mit der Signatur wird ein Dokument eindeutig gekennzeichnet. Sie besteht aus dem Kürzel des Archivs, bei dem das Dokument verwahrt wird (StadtA DA), der Bestandssignatur (z.B. Best. 309 Polizeipräsidium) und einer einmal innerhalb dieses Bestandes vergebenen, laufenden Nummer. Signiertes Archivgut ist damit eindeutig bestimmbar und kann von ArchivarInnen innerhalb des Bestandes aufgefunden werden.

Die Signatur ist daher auch bei Publikationen anzugeben, für deren Erstellung sie eingesehen wurde. Zum einen können Leser damit die Ergebnisse des Autors nachvollziehen, zum anderen kann durch den im Archiv bekannten Überlieferungsweg des Dokuments auch die Entstehungsgeschichte und Authentizität des Dokuments nachgeprüft werden. Darüber hinaus honoriert diese Nennung die Arbeit der Archivarinnen und Archivare, die dieses Dokument zugänglich gemacht haben und weiterhin zugänglich halten.

Eine übersichtliche Anleitung, wie Akten gut zitiert werden, findet sich im Blog "Aktenkunde".

Lesesaal

Der Lesesaal ist der Arbeitsraum für NutzerInnen im Archiv. Dort können Sie ungestört in Archivgut blättern, forschen und arbeiten. Für die Arbeit im Lesesaal gelten bestimmte Verhaltensregeln, die dazu beitragen, das Archivgut zu schützen und auch anderen NutzerInnen eine ruhige Arbeitsatmosphäre zu ermöglichen.

Im Lesesaal des Staatsarchivs können Sie mit dem Archivgut der im Haus der Geschichte ansässigen Archive arbeiten und sich zu Ihrem Forschungsvorhaben beraten lassen. Auch Bücher aus der Dienstbibliothek können dort eingesehen werden. Durch das Hessische Landesarchiv wurde dort und in den Veranstaltunsräumen kostenfreies Wlan eingerichtet.

Ausheben und Reponieren

Wurde Archivgut in den Lesesaal bestellt, muss es vom zuständigen Archivar oder der zuständigen Archivarin aus dem Magazin geholt, also ausgehoben, werden. Dabei wird im Magazin am Archivkarton, in dem die Materialien gelagert werden, gekennzeichnet, welche Akte wann für wen entnommen wurde. Wurde das Archivgut vorgelegt und wird nicht mehr benötigt, so muss es zurück ins Magazin. Dabei prüfen ArchivarInnen, ob die Unterlagen vollständig sind und keine im Lesesaal entstandenen Schäden vorliegen. Anschließend wird es im Magazin in den beim Ausheben markierten Karton zurückgelegt, also reponiert. Um NutzerInnen bei Fragen zu ihrer Forschung helfen zu können, auch wenn das genutzte Archivgut bereits wieder im Magazin liegt, bewahrt das Stadtarchiv die Informationen über den Aushebevorgang auf. So kann auch im Nachhinein von den MitarbeiterInnen des Archivs nachvollzogen werden, welche Unterlagen vorgelegt wurden.

Sie sehen, der Aushebevorgang benötigt Zeit: Bitte teilen Sie uns daher rechtzeitig vor Ihrem Besuch mit, was Sie wann einsehen möchten, damit wir die Suche nach den für Sie interessanten Materialien und das Ausheben dieses Archivguts effizient in unseren Arbeitsablauf integrieren können. So können Sie bei Ihrem Besuch ohne Wartezeiten direkt mit der Arbeit im Lesesaal beginnen.

Aussonderung und Anbietungspflicht

Unter Aussonderung versteht man die Herausnahme der abschließend bearbeiteten und zur Erfüllung der Aufgaben der aufbewahrenden Stelle nicht mehr benötigten Unterlagen aus den Ablagen mit dem Ziel der Anbietung an das Archiv. Vor der Anbietung unterliegen Akten jedoch einer Aufbewahrungsfrist. Das bedeutet, sie müssen für einen gewissen Zeitraum in der Behörde aufbewahrt werden, falls sich noch Nachfragen oder Rechtsansprüche zu ihr ergeben. In der Rundverfügung Nr. 44, 2013 hat die Stadt Darmstadt allgemeinverbindliche Aufbewahrungsfristen für städtisches Schriftgut festgelegt. Auch die Anbietung und Übergabe an das Stadtarchiv sind in dieser Rundverfügung näher ausgeführt.

Die Anbietung nach Ablauf dieser Fristen ist gemäß Archivsatzung der Stadt Darmstadt für städtische Behörden eine Pflicht. Das bedeutet, Sie müssen die Akten (und jegliche andere Informationsträger) nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen dem Archiv zur Bewertung vorschlagen. Dies erfolgt mit Hilfe einer Anbietungsliste, in der wichtige Angaben zu den Akten notiert werden. Eine Vernichtung von Akten, ohne diese vorher dem Stadtarchiv anzubieten, kann den Straftatbestand des Verwahrungsbruchs nach §133 StGB erfüllen.

Auch Unterlagen, die besonderen Vorschriften über Geheimhaltung oder über den Datenschutz unterworfen sind, oder die aufgrund besonderer Vorschriften hätten gelöscht oder vernichtet werden müssen, müssen dem Stadtarchiv zur Übernahme angeboten werden. Die Übergabe an das Stadtarchiv ist für die Behörde rechtlich mit einer Löschung gleich zu setzen.

Bewertung und Übernahme

Bei der Bewertung entscheiden Archivarinnen und Archivare über die Archivwürdigkeit der ihnen angebotenen Dokumente. Sie richten sich dabei nach verschiedenen Kriterien, um den Wert eines Dokuments für die Nachwelt festzustellen. Häufig wird von in großen Mengen anfallenden Unterlagen nur ein Teil stellvertretend für den Rest übernommen. Dies geschieht beispielsweise bei Akten wie Personalakten, die gleichförmig aufgebaut sind. Je aussagekräftiger eine Akte ist, desto wahrscheinlicher ist ihre Archivwürdigkeit.

Wird eine Akte als archivwürdig bewertet, wird sie vom Archiv übernommen. Sie ist nun Archivgut und darf damit zum Beispiel nicht verkauft werden. Das Archiv hat nun unter anderem die Aufgabe, die Akte zu erschließen und für NutzerInnen zugänglich zu machen.

Zwischenarchiv und Kassation

Ist eine Akte nicht archivwürdig, darf sie vernichtet werden. Ein/e ArchivarIn nennt das „kassieren“. Wurde eine Akte an das Archiv abgegeben, wurde aber noch nicht bewertet, wird sie häufig auch als Zwischenarchivgut bezeichnet. Dies trifft auf Akten zu, die bereits vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen ins Archiv gelangt sind. Das sollte zwar nicht passieren, in manchen Fällen kann es trotzdem nicht verhindert werden. Werden diese Akten dann bewertet, werden die nicht archivwürdigen Unterlagen „nachkassiert“. Es handelt sich bei diesen Akten also um „Kassanda“.

Magazin und Bestandserhaltung

Archivwürdiges Schriftgut muss, damit es möglichst lange erhalten bleibt, geschützt bei bestimmten Bedingungen aufbewahrt werden. Je nach Material und Größe hat es unterschiedliche Anforderungen, um über einen langen Zeitraum nutzbar zu bleiben. Aus diesem Grund betreiben Archive Räumlichkeiten, die auf diese Anforderungen abgestimmt sind: Magazine. Dort wird das Archivgut in Regalen (z.B. Akten, Amtsbücher) oder Schränken (z.B. Karten, Fotos, Plakate) gelagert und nach Bedarf ausgehoben. Zur Bestandserhaltung gehört aber nicht nur die passende Temperatur im Magazinraum, sondern auch die Lagerung in säurefreien Kartons und das Entfernen von Metall und Plastik. Metallklammern bringen Rostschäden mit sich, die im schlimmsten Fall auch Informationen vernichten können. In Plastikhüllen kann sich schnell Feuchtigkeit bilden ("Tupperdoseneffekt"), was eine so nachhaltigen Schädigung des Schriftgutes beispielsweise durch Schimmelbildung mit sich bringen kann, dass es vernichtet werden muss und die enthaltenen Informationen unwiederbringlich verloren gehen.

Außerdem muss abgewogen werden, ob Archivgut in einem Zustand ist, der es dem/der ArchivarIn erlaubt, das Dokument Nutzerinnen und Nutzern vorzulegen. Jeder Transport in den Lesesaal bedeutet Temperatur- und Luftfeuchtigkeitsunterschiede, auf die das Trägermaterial reagieren kann. Daher wurden in Darmstadt beispielsweise das Archivgut des häufig frequentierten Bestands St12/18 Ältere Melderegistratur auf Mikrofiche verfilmt, die anstelle des Originals im Lesesaal an einem Lesegerät angesehen werden können.

Entmetallisieren und Umbetten

Werden Büroklammern, Tackernadeln oder Einheftsysteme aus Metall nicht entfernt, können das Papier und die Information darauf innerhalb weniger Jahre schwere Schäden davontragen. Aus diesem Grund werden bei uns Akten in säurefreie Mappen umgebettet und mit Hilfe einer Schlauchheftung aus Kunststoff als Einheit erhalten, bevor sie in Kartons liegend im Regal gelagert werden. Dabei erfolgt auch gleich eine Reinigung, damit der Staub, der sich bei der teilweise jahrelangen Lagerung ohne schützende Hülle auf den Akten gesammelt hat, nicht am Ende auf den Tischen im Lesesaal landet.

Das sind zwar sehr zeitaufwändige Prozesse, bei dem man sich als ArchivarIn ordentlich die Hände schmutzig macht, aber nur so können wir gewährleisten, dass das Archivgut im Stadtarchiv noch lange für Benutzer und Benutzerinnen zur Einsicht bereit gestellt werden kann.

Ist der von Ihnen gesuchte Begriff hier nicht erklärt?

Haben Sie einen Begriff gehört oder gelesen, den Sie nicht kennen und der hier nicht aufgeführt ist? Schreiben Sie uns.

Vieles findet sich auch in der Archivwissenschaftlichen Terminologie der Archivschule Marburg.

Entmetallisieren

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