Wissenschaftsstadt Darmstadt

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Wie kooperieren wir mit den städischen Ämtern?

Wir beraten die städtischen Ämter und Dienststellen hinsichtlich ihrer Schriftgutverwaltung (Records Management).

Wir unterstützen bei der Einführung und der Fortschreibung von Aktenplänen, in Belangen der Aktenführung und auch der Lagerung (analog und digital). Bei der Einführung von elektronischen Fachverfahren oder beispielsweise dem langfristigen Umgang mit E-Mails in den Ämtern sind wir der richtige Ansprechpartner. Eine fruchtbare Zusammenarbeit zwischen städtischer Verwaltung und Stadtarchiv bietet für beide Seiten Vorteile. Neben der Gewährleistung einer wirtschaftlichen, zeitsparenden und anwenderfreundlichen Schriftgutverwaltung in den Dienststellen garantiert die Kooperation dem Archiv und damit allen künftigen Nutzern eine transparente und hilfreiche Überlieferung des städtischen Verwaltungshandelns.

Gemeinsam entwickeln wir Strategien zur Aussonderung und Anbietung von Akten.

Gemäß Archivsatzung der Wissenschaftsstadt Darmstadt sind die Dienststellen der Stadt dazu verpflichtet, alle Unterlagen, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr erforderlich sind, nach Ablauf der geltenden Aufbewahrungsfristen unverzüglich auszusondern.

Die Ämter prüfen in regelmäßigen Abständen welche Teile ihrer Unterlagen für die laufenden Dienstgeschäfte nicht mehr benötigt werden. Daraufhin werden diese Unterlagen mittels einer Anbietungsliste dem Stadtarchiv zur Bewertung angeboten. Das ist erforderlich, da Aufbewahrungsfristen nichts mit einer archivischen Entscheidung über die Archivwürdigkeit von Unterlagen zu tun haben. Eine Löschung/Vernichtung nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen ohne Beratung mit dem Stadtarchiv ist unzulässig.
Anzubieten sind auch analoge und digitale Unterlagen, die besonderen Vorschriften über Geheimhaltung oder über den Datenschutz unterworfen sind. Wir sichten und prüfen das angebotene Schriftgut und übernehmen Archivwürdiges. Schützenswerte Informationen unterliegen auch nach Abgabe an das Stadtarchiv angemessenen Schutzfristen nach Maßgabe des Hessischen Archivgesetzes.

Um künftige Abgaben für alle Beteiligten einfach zu gestalten, können wir mit der abgebenden Dienststelle einen Bewertungskatalog aufstellen, wonach Unterlagen, die in diesem Katalog als unbedeutend eingestuft sind, ohne weitere Rücksprache mit dem uns vernichtet werden können. Ist noch kein Bewertungskatalog vorhanden, geschieht die Anbietung durch eine Liste (Anbietungsverzeichnis). Wir überprüfen die dort eingetragenen Unterlagen auf ihren bleibenden Wert und entscheiden über ihre Archivwürdigkeit. Die von uns übernommenen Unterlagen gehen mit der Übernahme in unsere ausschließliche Verantwortung über. Daher erhält die abgebende Stelle auch ein Übernahmeverzeichnis als Nachweis der Archivierung der als archivwürdig bewerteten Unterlagen. Die Vernichtung der übrigen Akten geschieht durch die Behörde selbst. Damit ist zum einen der Aufbewahrungsort der archivwürdigen Materialien dokumentiert, zum anderen aber auch die Vernichtung nicht archivwürdigen Schriftgutes möglich. Es besteht natürlich die Möglichkeit, die an uns abgegebenen Akten auch in Zukunft einzusehen.

Wichtig: Anbietungspflicht

Eine Vernichtung ohne Anbietung und Bewertung durch das Stadtarchiv ist nicht zulässig. Es besteht eine Anbietungspflicht für die Ämter und Dienststellen der Stadt.

Wichtige Dokumente

Archivsatzung der Stadt Darmstadt (PDF)

Rundverfügung Nr. 44, 2013: Richtlinien für die Festsetzung allgemeinverbindlicher Aufbewahrungsfristen für die Akten und das sonstige Schriftgut der Stadtverwaltung Darmstadt (PDF)

Anbietungsverzeichnis (Excel)